Účtovná dokumentácia

Činnosť každého podniku je veľmi rozmanitá. Vzniká pri nej množstvo informácií, ktoré sú buď doložené písomnými podkladmi, alebo vznikajú pri rôznych rokovaniach. Nie všetky informácie o hospodárskych procesoch a javoch vstupujú do účtovníctva.  Tie, ktoré sú predmetom zápisu v účtovníctve, sa nazývajú účtovné prípady.

V účtovníctve platí zásada dokladovosti.

Druhy účtovných dokladov

vonkajšie – externé (vznikajú pri styku podniku s vonkajším okolím)

• vydané (faktúra vystavená odberateľovi)
• prijaté (faktúra prijatá od dodávateľa)

vnútorné – interné (vyplývajú z vnútornej činnosti podniku)

• jestvujú ako predtlačené (pokladničné doklady, príjemka, výdajka)
• nejestvujú ako predtlačené, tzv.všeobecné (doklad na zúčtovanie odpisov)

Jednotlivé účtovné doklady slúžia na zaúčtovanie jedného účtovného prípadu, napr. faktúra od dodávateľa, príjmový pokladničný doklad, výdavkový pokladničný doklad.

Zberné účtovné doklady (označujú sa tiež ako súhrnné) vznikajú zhrnutím viacerých dokladov rovnakého typu do jedného zberného účtovného dokladu. Spájajú rovnaké hospodárske operácie tak, aby sa mohli zaúčtovať jedným účtovným zápisom, napr. spotreba pohonných hmôt za celý mesiac, výdaj materiálu zo skladu. Zberný účtovný doklad sa môže vystavovať za každý deň alebo za dlhšie obdobie, najviac za jeden kalendárny mesiac. 

Účtovné doklady musia byť vyhotovené včas a presne (správne). Každý účtovný doklad sa musí v podniku spracovať. Spracovanie účtovných dokladov obsahuje tieto skutočnosti:

• preskúmanie dokladov,
• očíslovanie dokladov,
• zaúčtovanie   (v podvoj. účt. aj zapísanie účtovacieho predpisu)
• archivovanie

Preskúmanie účtovných dokladov

• vecná správnosť  -  zisťuje sa súlad obsahu účtovného dokladu so skutočnosťou, správnosť uvedeného množstva a ceny, dodržanie zmluvných podmienok. Preskúmava sa aj číselná správnosť – súčty, násobenie. Za vecnú správnosť je zodpovedný ten pracovník, ktorý operáciu nariadil.
• formálna správnosť  -  zisťovanie toho, či účtovné doklady obsahujú všetky zákonom predpísané náležitosti, formálnu správnosť preskúmavajú pracovníci učtárne.

Očíslovanie účtovných dokladov

Každá skupina účtovných dokladov sa 1. januára musí začať číslovať od jednotky. Poradie číslovania nesmie byť porušené. Napr. príjmové pokladničné doklady, výdavkové pokladničné doklady, prijaté faktúry, výpisy z bankových účtov, atď.

Archivovanie účtovných dokladov sa realizuje v súlade s registratúrnym poriadkom.

Obeh účtovných dokladov