Evidencia zásob

Zásoby sa evidujú samostatne v knihe zásob alebo na skladových kartách, podľa jednotlivých druhov materiálu v jednotkách množstva i v peňažných jednotkách. Zásoby prijaté na sklad sa do knihy zásob zapisujú na základe príjemky, dodacieho listu, faktúry a pod. K dátumu inventarizácie účtovná jednotka preukáže stav zásob v hmotných jednotkách a stanoveným spôsobom ich ocení.

Pokiaľ sa materiál podľa rozhodnutia podnikateľa dáva pri prevzatí ihneď  do spotreby, na sklad sa neprijíma, do knihy zásob či na skladové karty sa nezapisuje.

Materiál dodaný zákazníkom a prevzatý podnikateľom na spracovanie alebo na opravu sa eviduje v knihe pohľadávok a záväzkov, nie v knihe zásob.

Postupy účtovania účtovnej jednotke dávajú pri zabezpečení evidencie zásob pomernú voľnosť. Vyžaduje sa od podnikateľa, aby sa správne vyčíslila hodnota stavu zásob pri začiatku a skončení činnosti a v pravidelných ročných závierkach.

Napríklad

a/ podnikateľ, ktorý predáva motorové vozidlá, kusy zariadenia, výrobky vyhotovené na zákazku vedie osobitný záznam v knihe zásob  pre každý kus,

b/ podnikateľ, ktorý sa zaoberá výrobnou činnosťou bude evidovať v knihe zásob jednotlivé typy materiálu a pomocné a prevádzkové látky sa evidujú vo väčších alebo menších skupinách (vo výrobni konfekcie drobná galantéria, mazadlá na stroje, čistiace prostriedky),

c/ vo veľkoobchodných skladoch sa eviduje tovar obvykle v skupinách podľa druhov a v rámci nich podľa značiek, katalógových čísel, prípadne aj dodávateľov. Napr. v sklade elektrospotrebičov sa budú evidovať v osobitných skupinách chladničky, práčky, audio- a videotechnika, členené podľa technických parametrov (napr. podľa obsahu alebo výkonu) a možno aj značky,

d/ v maloobchode je členenie tovaru do značnej miery ovplyvnené zavedením elektronických registračných pokladníc. Tieto zariadenia evidujú tržby na úrovni tovarových položiek.

Oceňovanie zásob

Postupy účtovania rozlišujú pri nakupovaných zásobách

• cenu obstarania
• obstarávaciu cenu

K cenám obstarania jednotlivých druhov zásob sa priradia výdavky na clo, dopravu, poistné, províziu.

V každom prípade treba zabezpečiť, aby sa výdavky súvisiace s obstaraním zásob evidovali v účtovníctve ako výdavky na nákup materiálu alebo tovaru, a nie ako výrobná réžia, a to tak v peňažnom denníku, ako aj v skladovej evidencii.

U rovnakých druhoch zásob zákon o účtovníctve pripúšťa dva spôsoby ocenenia zásob pri výdaji do spotreby

• cena zistená váženým aritmetickým priemerom,
• metóda FIFO - prvý do skladu, prvý zo skladu (z angl. first in first out) - výdaj zo skladu zásob sa oceňuje vždy cenou najstarších zásob postupne smerom k najnovším.

Príklad:    Vážený aritmetický priemer za rok

kontrolný súčet                      =  súčet prírastkov                9 450,00  Sk

Príklad:   Metóda FIFO

Konečný stav zásob sa skladá

• z najnovšej dodávky 40 m. j.  po 31,10 Sk                      1 244,00
• z 20 m. j.  z predchádzajúcej dodávky po 30,80 Sk             616,00

Pre evidenciu zásob vo výrobnom podniku si musí podnikateľ obvykle vytvoriť špecifické postupy účtovania o zásobách podľa konkrétneho odboru činnosti. Ak ide o podnik s väčším počtom zamestnancov, je užitočné spracovať o manipulácii s materiálom a hotovými výrobkami a o ich evidovaní vnútropodnikovú smernicu.

Inventarizácia zásob

Stavy zásob vyčíslené v knihe zásob (na jednotlivých skladových kartách) je účtovná jednotka povinná overovať fyzickou inventúrou. Musí sa vykonať inventúra ku dňu účtovnej závierky (riadnej i mimoriadnej pri začatí a skončení činnosti).

Stavy vyčíslené v evidencii zásob (účtovné, evidenčné stavy) sa porovnajú so stavmi skutočnými. Zistené inventarizačné rozdiely sa vyúčtujú do účtovného obdobia, za ktoré sa inventarizáciou preveruje stav zásob. V jednoduchom účtovníctve sa inventarizačné rozdiely vyúčtujú týmito zápismi:

Prebytky sa zapíšu ako prírastky do príslušného záznamu v knihe zásob v jednotkách množstva a ocenia sa podľa odborného odhadu. Do peňažného denníka sa v rámci uzávierkových účtovných operácií záznam nerobí, lebo niet dôvodu vyjadriť vplyv tohto prípadu na základ dane z príjmov. Keď podnikateľ takýto prebytok predá alebo ho spotrebuje na výrobok či službu, ktorá mu  donesie príjem, zahrnie sa tento príjem do základu dane z príjmov pri nezmenených výdavkoch, takže nedôjde ku kráteniu dane.

Manká sa zapíšu ako úbytky do príslušného záznamu v evidencii zásob. Ocenia sa rovnako ako ostatné úbytky obstarávacími cenami. Manká však v zásade nesmú ovplyvniť základ dane z príjmov, preto ich hodnota sa zapíše v peňažnom denníku v rámci uzávierkových účtovných operácií ako storno výdavkov na ich obstaranie. Rovnaký postup je aj pri úbytkoch zásob, ktoré  podnikateľ použil na svoju osobnú spotrebu alebo daroval.